Instruments de gestió documental

Els instruments de gestió documental són les eines normatives i operatives que permeten aplicar de manera homogènia els criteris de racionalització, organització i control dels documents i expedients administratius a la Diputació de Barcelona i els ens del seu sector públic. Garanteixen la traçabilitat, la seguretat jurídica i l’eficiència en la gestió de la informació corporativa.

Principals instruments de gestió documental:

1. Política de gestió documental (2014). Estableix els principis generals i els objectius estratègics per a la gestió integral dels documents, amb la qual cosa assegura la transparència, la preservació i l’accessibilitat de la informació.

2. Quadre de classificació documental corporatiu (2025). Dona suport a la política de gestió documental. Permet tenir una visió global de les activitats de la institució productora i facilita la planificació, identificació, ordenació i estructuració de la informació. Aquest quadre és essencial per garantir una classificació coherent i sistemàtica dels documents.

3. Catàleg de tipus documentals de la Diputació de Barcelona. Identifica les tipologies documentals que, des del punt de vista funcional, configuren els expedients de la corporació. Aquest catàleg associa cada tipologia a un sistema de plantilles i formularis que en simplifica la creació i en facilita la diferenciació i el manteniment. És una eina fonamental per assegurar la uniformitat i agilitat en la producció documental.

4. Política de Digitalització de la Diputació de Barcelona (2017). Té com a objectiu principal establir el nivell 17 com a requisit per acreditar la inclusió dels funcionaris en el Registre de funcionaris habilitats per efectuar còpies autèntiques de documents administratius o privats. A més, incorpora l’obligació de publicar la relació dels funcionaris de la corporació que formen part d’aquest registre, amb la qual cosa es reforça la transparència i la seguretat jurídica en els processos de digitalització.

5. Modificació de la Política de Digitalització de la Diputació de Barcelona (2020). Té com a objectiu principal establir el nivell 17 com a requisit per acreditar la inclusió dels funcionaris en el Registre de funcionaris habilitats per efectuar còpies autèntiques de documents administratius o privats. A més, incorpora l’obligació de publicar la relació dels funcionaris de la corporació que formen part d’aquest registre, amb la qual cosa es reforça la transparència i la seguretat jurídica en els processos de digitalització.

6. Catàleg de Formats de documents electrònics de la Diputació de Barcelona (2018). Identifica els formats tecnològics de document electrònic rebuts i generats per la corporació admesos per a l’emmagatzematge a llarg termini. És un instrument arxivístic que permet determinar la morfologia tecnològica més adient d’un document per preservar-lo, amb la previsió de la seva possible obsolescència.

7. Política de signatura electrònica (2023). Estableix el marc normatiu i organitzatiu per a l’ús de la signatura electrònica i la realització d’actuacions administratives automatitzades a la Diputació de Barcelona.

8. Procediment per a les transferències documentals d’expedients en suport paper a l’Arxiu General de la corporació (2022). Defineix els criteris de selecció de la documentació, estableix els requisits de preparació i descripció dels documents, indica els formats i canals de tramesa i assigna les responsabilitats dels òrgans gestors en el procés.

9. Pla transversal de gènere de l’Arxiu General de la Diputació de Barcelona 2024-2028 (2024). Incorpora la perspectiva de gènere interseccional en tots els processos, tècniques i polítiques d’arxiu i gestió documental, així com en les accions de difusió i recerca. El Pla estableix 4 àmbits, 15 objectius específics i 43 accions orientades a fomentar la igualtat, impulsar una conservació plural i inclusiva del llegat documental i promoure la memòria de les dones i col·lectius minoritzats.

10. Instrucció de la Secretaria General sobre la consulta interna i el préstec intern de documentació de l’Arxiu General de la Diputació de Barcelona (2024). Serveix per normalitzar l’accés a la documentació per part del personal de la Diputació de Barcelona i dels ens del seu sector públic.

11. Instrucció de la Secretaria General relativa als criteris generals per a la normalització dels expedients administratius de la Diputació de Barcelona i els ens del seu sector públic (2025). Estableix els conceptes i criteris generals per a la normalització, estandardització i millora de la gestió dels expedients administratius des de la seva creació fins a la seva finalització.

12. Circular de la Secretaria General sobre la configuració i tramitació de documents administratius, decrets, dictàmens i convenis i la seva notificació posterior (2025). Estableix els criteris per a la configuració i tramitació dels decrets, dictàmens i convenis, l’accés i gestió dels actes administratius, el sistema de registre i arxiu de les resolucions, acords, actes i convenis (VNIS), i la seva notificació posterior.

13. Criteris per a la redacció dels títols dels expedients administratius de la Diputació de Barcelona i dels ens del seu sector públic usuaris de l’aplicació GDD (2025). Defineix els criteris de redacció dels títols dels expedients administratius per garantir que siguin clars, concisos, coherents i útils per a la identificació, cerca i recuperació dels expedients dins el gestor corporatiu, com també per millorar la qualitat de la informació del sistema.